Die Aufgaben-Verwaltung
Die Aufgaben-Verwaltung ist eine elpix-interne Entwicklung, die im Sinne eines Projekt-Tools zur Auftragsverwaltung dient. Diese webbasierte Applikation enthält eine zentrale Verwaltung der zu erledigenden Tätigkeiten, die um eine Benutzerverwaltung, Kundenverwaltung, Projektverwaltung, Arbeitszeitauswertung und eine Rechnungserstellung erweitert ist.
Wofür eine Aufgaben-Verwaltung?
Die Aufgaben-Verwaltung dient in erster Linie der zentralen Erfassung und Abarbeitung von Aufträgen, die ein Kunde an seinen (ggf. auch internen) Dienstleister gibt. Im Wesentlichen stellt sie eine Abbildung des Workflows von der Erstellung eines (Teil-)Auftrages bis hin zum Abschluss dessen dar. Sie kann zur Priorisierung und Planung von Aufgaben und Mitarbeiterkontingenten für mehrere Projekte und von verschiedenen Mandanten genutzt werden. Zudem verwaltet sie die Kommunikation zwischen Kunde und Dienstleister über Emails oder direkt gesteuert über die Oberfläche des Tools.
Die Module der Aufgaben-Verwaltung
Auftragsverwaltung
Kunden können ihre Aufträge an den Dienstleister direkt im Tool einstellen oder eine Email schicken. Die Email wird automatisch verarbeitet und es wird ein Auftrag im Tool erstellt. Diese Email wird zusätzlich abgespeichert und zum Auftrag zugeordnet, damit sie jederzeit abrufbar ist. Die Übersicht der Aufträge wird in einer Tabelle dargestellt, deren Spalten alle zugehörigen Informationen beinhalten, die für einzelne Benutzer spezifisch freigeschaltet werden. Ein zentraler Punkt dabei ist der Status eines Auftrages, der verschiedene Ausprägungen haben kann, z.B. „offen“, „Rückfrage“, „in Arbeit“, „erledigt“). Im Bearbeitungsmodus eines Auftrages können die verschiedensten Optionen gesetzt werden. Bei einigen Statusänderungen wird automatisch eine Email an den Auftraggeber und/oder Projektleiter geschickt. Ein Textfeld dient dazu, die Auftragsbeschreibung festzuhalten sowie nachträglich noch Bemerkungen hinzuzufügen.
Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung dient zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen der kundenrelevanten Daten bezüglich Zuordnung und Kommunikation.
Projektverwaltung
Ein Projekt kann in der Projektverwaltung angelegt und einem Kunden sowie Kostenstellen zugeordnet werden.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden Benutzer angelegt, bearbeitet und gelöscht. Hier werden auch die hausinternen Mitarbeiter eingetragen. Jedem Benutzer können verschiedene Benutzerprofile und/oder einzelne Rechte für das Tool bzw. Projekte erteilt werden.
Urlaubsplanung
Weiterhin enthält das Tool eine Urlaubsplanung. Hier werden die Urlaubstage der Mitarbeiter eingetragen, bei der Planung berücksichtigt und in einer Monatsansicht angezeigt.
Arbeitszeitauswertung
In der Arbeitszeitauswertung ist ersichtlich, wie viele Stunden die Mitarbeiter in einem Monat für die Kunden geleistet haben.
Rechnungserstellung
Aus dem Tool heraus können direkt Rechnungen erstellt werden. Diese können im CVS-Format oder XLS-Format exportiert, aber auch sofort ausgedruckt werden.
Schnittstelle
Das Projekt-Tool hat eine Schnittstelle, über die Informationen zu den Aufträgen abgefragt und Aufträge eingestellt werden können.